Wie kent het niet: je komt ’s ochtends op kantoor en je moet eerst door je ongelezen e-mail heen. Wanneer je de laatste mail hebt beantwoord, komt de volgende alweer binnen. Voor je het weet is het 11 uur en heb je alleen nog maar je mail gedaan. Tijd om naar alternatieven te kijken!

Er zijn namelijk genoeg alternatieven voor e-mail. Maar welke is het meest geschikt voor jou en jouw bedrijf?

De functie van mail

Om erachter te komen welk alternatief voor e-mail het beste bij jouw bedrijf past, kun je het best eerst eens kijken waarvoor je e-mail nu vooral gebruikt. Is dat om elkaar korte mededelingen te doen, de zogenaamde FYI’s? Of is het om samen aan documenten te werken, en elkaar de laatste versie te sturen? Of misschien is het e-mailen wel een verkapte manier van vergaderen? Grofweg kun je de volgende functies onderscheiden:

  • Online vergaderen
  • Actielijsten bijhouden
  • Samenwerken aan bestanden
  • Bestanden delen
  • Chatten en kort overleggen

Alternatieven voor e-mail

Per functie zijn er talloze online tools. Wij lichten onze favorieten uit.

Online vergaderen

Wanneer je echt uitgebreid wil overleggen, is e-mail niet erg handig. Er zijn genoeg tools om online te vergaderen. Denk bijvoorbeeld aan Skype of Google Hangouts. Door handige functionaliteiten als ‘scherm delen’, bespreek je gemakkelijk documenten of projecten.

Actielijsten bijhouden

To do lijstjes en taken uitdelen via e-mail is behalve onsympathiek ook niet erg efficiënt. Trello, Wunderlist en Basecamp zijn alledrie handige online tools om actielijsten bij te houden. Het grootste voordeel? Als leidinggevende heb je hiermee gemakkelijk inzicht in de to do’s van je medewerkers.

Samenwerken aan bestanden

Het zal je ongetwijfeld bekend voorkomen: je werkt met een team aan een groot document, maar na verloop van tijd zijn er meerdere versies in omloop. Inmiddels bestaat de bestandsnaam uit “versie 2.4.8 final 21-03 hierin verder werken!!”. Ondanks deze verhelderende titel verwerkt iemand uit je team de laatste updates toch in het verkeerde bestand. Deze problemen voorkom je door online samen te werken aan bestanden. Dat doe je met Google Drive, OneDrive, Yammer of Basecamp.

Bestanden delen

Belangrijke bestanden moeten altijd voor iedereen toegankelijk zijn. Niks is vervelender dan je hele inbox doorspitten naar dat ene bestand dat ooit eens in een cc meekwam. Deel bestanden daarom via Dropbox, Box, Sharepoint of Yammer.

Chatten en kort overleggen

Stuur jij regelmatig e-mails met alleen de onderwerp regel ingevuld met een kort berichtje? Kijk dan eens naar professionele chat programma’s. Je kunt hiervoor natuurlijk ook Whatsapp of Facebook Messenger gebruiken, maar de kans is groot dat je afgeleid wordt door dat berichtje van je moeder met een video van een dansende hamster. Wij raden hiervoor chatprogramma Slack aan.

Alle bovenstaande antwoorden zijn van toepassing?

Gebruik jij e-mail nu voor al deze functies? Overweeg dan om over te stappen op één tool voor al deze taken. Wanneer je meerdere tools naast elkaar gebruikt, loop je namelijk alsnog tegen dezelfde problemen aan als met e-mail. En het hele idee is juist om effectiever en efficiënter te werken. Office 365 van Microsoft is dan bijvoorbeeld een handige optie.  

Wat je ook kiest, zorg ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Een tool werkt pas echt optimaal als iedereen in je team er gebruik van maakt. 

Vragen naar aanleiding van dit blog of wil je hierover doorpraten?
Bel mij op 030 242 0931
Altijd op de hoogte blijven van onze laatste blogs?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief